Mitgliederversammlung & Wahlen – Gemeinschaft demokratisch organisiert

Mitgliederversammlung & Wahlen

Gemeinschaft demokratisch organisiert

1. Warum braucht es eigentlich eine Mitgliederversammlung?

Einmal im Jahr haben alle Mitglieder die Gelegenheit, nach demokratischen Prinzipien alle wichtigen Angelegenheiten der ELJ-Gruppe zu besprechen und über anstehende Vorhaben abzustimmen. Einerseits ist es vom Vereinsrecht aus vorgeschrieben und in eurer Satzung verankert. Andererseits schafft es für dich und deine ELJ-Gruppe Transparenz, Sicherheit und die Möglichkeit zum Mitbestimmen.

1.1 Mitgliederversammlung – holt euch das OK eurer Gruppe

Warum?

1. Weil du dich echt beteiligen und mitbestimmen kannst:

• Jedes Mitglied kann Anregungen, Ideen und Kritik einbringen.
• Die ELJ-Gruppe kann sich durch Wahlen erneuern.

2. Weil es den Vorstand entlastet:

• Die ELJ-Mitglieder sind in alle Vorhaben des Vorstand eingebunden.
• Die Verantwortlichen werden durch die Mitglieder entlastet.

3. Weil der Vorstand öffentliche und interne Aufgaben für dich und die ELJ-Gruppe wahrnimmt:

•  Der Vorstand vertritt die Mitglieder der ELJ-Gruppe oder des ELJ-Gremiums in der Öffentlichkeit.
• Alle Vereinsgeschäfte führt der Vorstand im Namen der ELJ-Mitglieder.
• In der Mitgliederversammlung berichtet der Vorstand über das vergangene Jahr und diskutiert mit den Mitgliedern über alle weitere Vorhaben. Dort werden Beschlüsse gefasst und gewählt.

1.2 Rechnungsprüfer:in – lasst eure Kasse prüfen

Ein wichtiger Bestandteil der Mitgliederversammlung ist die Offenlegung der Einnahmen und Ausgaben im betreffenden Kalenderjahr. Sprich: Wie viel Geld wurde eingenommen und wie viel Geld wurde wieder ausgegeben. In § 12 der Satzung ist die Arbeit der Rechnungsprüfer:innen geregelt. Sie sehen sich vor der Versammlung (rechtzeitig daran denken) alle getätigten Buchungen und Unterlagen dazu an und beantragen an der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands, wenn alle Aufgaben satzungsmäßig erfolgt sind und die Kasse stimmt.

Durch die Entlastung werden Kassier:in bzw. Vorstand aus der Haftung entlassen.

1.3 Der Vorstand – die Vetreter:innen des Vereins

In § 10 der Satzung ist die Zusammensetzung und die Arbeit des Gruppenvorstands geregelt. Der Vorstand berät in seinen Sitzungen über bestimmte Vorhaben und Ausgaben der Gruppe. Wir empfehlen euch bei höheren Beträgen die Mitglieder mitsprechen und mitabstimmen zu lassen. Damit sichert ihr euch noch einmal zusätzlich ab und bei Fehlinvestition steht nicht alleine der Vorstand in der Kritik, sondern alle Mitglieder.

Merke: Ihr könnt nur so viel Geld ausgeben, wie in eurer Kasse ist!

Die Satzung für Ortsgruppen, Kreis- und Bezirksverbände findest du hier zum Download.

2. Wie läuft eine Mitgliederversammlung mit und ohne Wahlen ab?

Mach dich mit der ELJ-Satzung vertraut. In ihr findest du die Grundlagen für die Mitgliederversammlung. Nutze die Wahlordnung, wenn eine vorhanden ist.

Lies dir die Wahlordnung der ELJ durch. Mach die Mitgliederversammlung zum Erlebnis. Trefft euch an ungewöhnlichen Orten, ladet Interessierte Personen des öffentlichen Lebens ein. Und macht eine zusätzliche Aktion, ein cooles Spiel, eine Besichtigung. Dein:e Bezirksreferent:in unterstützt dich dabei – gerne auch vor Ort.

Bereite dich als Vorstand auf die Mitgliederversammlung vor und lade rechtzeitig – mind. 10 Tage vorher – ein. Dokumentiere den Ablauf in der Protokollvorlage und motiviere deine ELJ-Gruppe dazu, euch für Wahlen eine feste Wahlordnung zu geben. Diese erleichtert euch die Arbeit und erspart unnötige Diskussionen.

2.1 Vorbereitung einer Mitgliederversammlung

Bevor die Mitgliederversammlung starten kann, musst du folgendes tun:

• Einladung mindestens 10 Tage vorher an Mitglieder (und Nichtmitglieder wie Bezirksreferent:in, Kreisverbandsvertreter:in, Bürgermeister:in, Ortssprecher:in, Pfarrer:in …) per Post oder Mail versenden
• Unterlagen (Protokoll, Teilnehmendenliste, Adressänderungsliste) für die Versammlung kopieren oder ausdrucken
• Bei Wahlen: Wahlzettel und Stifte besorgen
• Beitrittserklärungen bereit legen

Alle wichtigen Formulare wie Protokollvorlage, Adressänderungen, Beitrittserklärungen etc. findest du hier zum Download.

2.2 Ablauf einer Mitgliederversammlung

In der Protokollvorlage im Anhang findest du alle Punkte wieder.

1. Begrüßung (macht in der Regel einer der Vorsitzenden – „Ehren“-Gäste nicht vergessen)
2. Feststellung der stimmberechtigten Mitglieder und Teilnahmeliste ausfüllen
3. Bericht des Vorstands
4. Bericht von Kassier:in und Bericht der Kassenprüfer:innen
5. Entlastung des Vorstands und des/der Kassier:in
   (Ein Mitglied muss den Antrag auf Entlastung stellen. Formulierungshilfe für die Kassenprüfung: Ich/Wir empfehlen der Mitgliederversammlung den       Antrag auf Entlastung des/der Kassier:in sowie des Vorstands zu stellen.)

Bei Wahlen geht es weiter mit:

6. Wahl des neuen Vorstands

• Um nicht vor jeder Wahl neu beschließen zu müssen wie gewählt wird, empfiehlt sich eine Wahlordnung. Sie legt den Ablauf der Wahlen und wie gewählt wird fest. Die Wahlordnung wird vom Wahlausschuss vorgeschlagen und in der Mitgliederversammlung beschlossen. Sie kann jederzeit wieder geändert werden. Im Anhang f indest du einen Entwurf „Wahlordnung für deine ELJ-Gruppe“ zur Orientierung.
• Wenn ihr eine Wahlordnung festgelegt habt, erfolgt die Wahl nach eurer Wahlordnung.
• Falls ihr keine Wahlordnung festgelegt habt, dann ist Nachfolgendes zu beachten: Es wird ein Wahlausschuss – am besten aus drei nicht stimmberechtigten Mitgliedern gebildet. Der Wahlausschuss berät in welcher Form die Wahl durchgeführt wird (mit Handzeichen, schriftlich …) und schlägt dies der Mitgliederversammlung zur Abstimmung vor.
• Die zu besetzenden Funktionen werden wie folgt gewählt:
  » Vorsitzende und Vorsitzender
  » Stellvertretende Vorsitzende und Stellvertretender Vorsitzender
  » Schriftführer:in
  » Kassier:in
  » Beisitzer:innen (ist je nach Gremium unterschiedlich)
  » Zwei Kassenprüfer:innen- 88 Mitgliederversammlung

   Die Wahl ist natürlich auch gültig, wenn nicht alle Ämter besetzt werden können.

• Vorschläge für die Posten einholen. Alle wählbaren, anwesenden Personen können vorgeschlagen werden. Abwesende Personen können auch gewählt werden, müssen aber ihre Bereitschaft schriftlich kundtun. Die vorgeschlagenen Personen werden der Reihe nach gefragt, ob sie für die Wahl zur Verfügung stehen.

Erfahrungsgemäß ist es gut, wenn gesagt wird, warum die vorgeschlagene Person als geeignet betrachtet wird. Denkt daran, Wahlen sind ein demokratisches Privileg.

• Die Wahl findet nach Vorgabe des Beschlusses oder eurer Wahlordnung statt.

Merke: Auf Antrag eines ELJ-Mitglieds muss geheim gewählt werden – egal wie es die Wahlordnung vorsieht.

• Der Wahlausschuss sammelt die Wahlzettel ein und gibt das Ergebnis bekannt. Gewählt ist, wer die absolute Mehrheit der Stimmen erhält. Die Kandidierenden werden gefragt, ob sie die Wahl annehmen.
• Denk bitte daran: Es können nur ELJ-Mitglieder in den Vorstand gewählt werden. Eine Beitrittserklärung findest du in der Anlage zu Kapitel 2 oder hier.

7. Anträge, Informationen und Absprachen Hier können anstehende Projekte und Anschaffungen, für die mehr Geld aufgewendet werden muss, mit den Mitgliedern diskutiert und über das weitere Vorgehen beraten und abgestimmt werden. 8. Verabschiedung des alten Vorstands Eine nette Geste ist es, den ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern ein kleines Dankeschön zu überreichen. – 89 Mitgliederversammlung 9. Ende der Mitgliederversammlung 10. Gemütliches Zusammen sein und/oder eine Aktion, die noch stattfindet oder den Rahmen der Mitgliederversammlung bildet 2.3 Nachbereitung der Mitgliederversammlung Jetzt habt ihr es fast geschafft. Drei Dinge sind nach einer Neuwahl noch zu tun: 1. WICHTIG: Die Adressen des neuen Vorstands aufnehmen und an deine zuständige Bezirksstelle oder die Landesstelle schicken. Die Vorlage dazu hast du ja schon ausgedruckt, falls nicht findest du sie nochmal in der Anlage. 2. Um die Berechtigung für die Konten zu ändern, benötigen die beiden Vorsitzenden und der/die Kassier:in bei eurem Geldinstitut das Wahlprotokoll. Also darauf achten, dass alles ordnungsgemäß ausgefüllt ist und alle Unterschriften auf dem Protokoll vorhanden sind! 3. Macht euch bekannt durch einen Presseartikel mit Bild in der Zeitung und im Gemeindeblatt. (Musterpressebericht siehe Anlage)