Kassenführung – so hast du alles ordnungsgemäß im Griff
Kassenführung
so hast du alles ordnungsgemäß
im Griff
Die Führung der Finanzen deiner ELJ-Ortsgruppe ist eine wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe. Die „Kasse“ muss stimmen – dafür ist der/die Kassier:in und auch der Vorstand verantwortlich. Aber keine Angst vor der Kasse und der Aufgabe als Kassier:in. Dieses Kapitel soll dir helfen, damit es mit der Kasse reibungslos klappt. Weiterführende Informationen zu Gemeinützigkeit und Steuern findest du in Kapitel 6.
1. Die Sache mit dem lieben Geld – Aufgaben und Unterstützung
1.1 Deine Rolle als ELJ-Kassier:in
Laut ELJ-Satzung ist der/die Kassier:in Mitglied im Vorstand der Gruppe und nimmt die wichtige Aufgabe der Verwaltung der Finanzen wahr.
Der/die Kassier:in informiert den Vorstand über die finanzielle Situation der Gruppe, um eine Basis für gemeinsame Entscheidungen zu haben.
1.2 Unsere Unterstützung für dich
Vom Bezirksverband Mittelfranken werden Schulungen für Kassierer:innen angeboten. In diesen Online-Lehrgängen werden viele Fragen aus der Praxis für die Praxis behandelt.
Die grundlegenden Kenntnisse zur Kassenführung werden auch in den Grund- und Aufbaukursen für Gruppenleiter:innen vermittelt.
Die ELJ-Landesstelle und die Bezirksstellen stehen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Die Kontaktdaten findet ihr hier.
Bitte deine:n Vorgänger:in um eine ausführliche Kassenübergabe. Lass dir alles genau erklären und stelle viele Fragen! Dann klappt es von Anfang an mit der Kasse!
1.3 Kassier:in unter 18
Eure ELJ-Gruppe ist eine Jugendgruppe und nach dem ELJ-Verbandsverständnis können auch Minderjährige das Kassenamt übernehmen. Junge Leute haben hier die Chance viel zu lernen! Eure Bezirksreferenten:innen unterstützen euch bei allen Fragen! Die Kontaktdaten findest du hier.
In den ELJ-Satzungen ist geregelt, dass Kassierer:innen volljährig sein müssen. Übernehmt bis zum 18ten Geburtstag einfach ein anderes Amt.
2. Grundsätze der Kassen- und Kontoführung – deine Aufgaben als ELJ-Kassier:in
Das Bankkonto darf nur auf Guthabenbasis geführt werden. Du kannst nicht mehr ausgeben, als du hast – logisch, oder?
Deshalb ist es ratsam Verpflichtungen der Gruppe (z. B. Bestellung eines Reisebusses für eine ELJ-Fahrt oder die Anmietung eines Hauses für eine Freizeit) nur einzugehen, wenn eine entsprechende Absicherung erfolgt ist (verbindliche Anmeldung und Verpflichtung zur Entrichtung des ausreichenden Teilnahmebeitrags).
- Alle Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) der Gruppe sind am besten handschriftlich in einem Kassenbuch der zeitlichen Reihenfolge nach aufzuführen. Kassenbücher gibt es von verschiedenen Anbietern wie z. B. Avery-Zweckform 1756.
- Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein, aus dem der Zahlungsgrund, der Betrag und der Beweis der erfolgten Zahlung (Unterschrift des Zahlungsempfängers, Überweisungsbeleg) bzw. der erfolgten Einnahme (Unterschrift des Annehmenden, Gutschriftsbeleg) ersichtlich ist.
- Die Belege sind gemäß den Kassenbucheinträgen zu nummerieren und abzuheften.
- Die Kontoauszüge sind fortlaufend zu sammeln, zu überprüfen und nach Jahren getrennt aufzubewahren.
Vordrucke für Kassenbericht und Einnahme- bzw. Ausgebebelege findest du hier bei den Downloads.
2.1 Einrichtung und Führung von Bankkonten
Jede ELJ-Gruppe sollte ein Gruppenkonto (Inhaber ist die ELJ-Gruppe) bei einer Bank führen – keinesfalls auf Privatkonten, dies wäre hoch problematisch!
Bei der Eröffnung eines Kontos muss die Satzung und das Protokoll der Wahlversammlung vorgelegt werden, evtl. auch die Bescheinigung des Finanzamtes auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit. Hierdurch besteht im Allgemeinen die Möglichkeit günstigerer Konditionen für die ELJ. Gerne unterstützt euch die Landesstelle mit den Bezirksreferent:innen bei Unklarheiten.
Wenn ELJ-Gruppen vorübergehend genügend Finanzmittel auf dem Girokonto haben, sollte mit der Bank eine zinsgünstige Anlagemöglichkeit beraten werden.
2.2 Kassenbericht
Unter anderem zur Mitgliederversammlung muss ein Kassenbericht vorgelegt werden. Er zeigt auf, welche Umsätze und Werte im abgelaufenen Jahr entstanden sind. Einzelheiten hierüber findest du in der ELJ-Satzung (siehe Kapitel 1).
Ein Vordruck für einen Kassenbericht aus dem ersichtlich ist, welche Anforderungen dieser erfüllen muss, findest du hier bei den Downloads.
ELJ-Gruppen, die vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sind, übernehmen die Summen des Kassenberichts in den Vordruck des Finanzamtes.
3. Rechnungsprüfer:in – Kontrolle zum Schutz
Rechnungsprüfer:innen haben die Aufgabe, die Einnahmen und Ausgaben der ELJ-Gruppe anhand der Belege, Unterlagen und Kontoauszüge zu prüfen und die Bestände festzustellen. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung ist von den Rechnungsprüfern in der Mitglieder-/Gruppenversammlung bekannt zu geben. Bei Feststellung einer ordnungsgemäßen Kassenführung kann der ELJ-Vorstand von der Mitgliederversammlung entlastet werden.